Alles über die Kassensicherungs­verordnung

Was ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)?

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) wurde eingeführt, um Manipulationen an elektronischen Kassensystemen zu verhindern und die steuerliche Transparenz zu erhöhen. In der Vergangenheit konnten Unternehmen durch nicht nachvollziehbare Kassenbuchungen Umsätze verschleiern und damit Steuern umgehen. Um das zu verhindern, verpflichtet die KassenSichV alle Unternehmen mit elektronischen Registrierkassen oder Kassensystemen dazu, diese mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten.

Die Verordnung trat am 1. Januar 2020 in Kraft und betrifft insbesondere Unternehmen im Einzelhandel, der Gastronomie und im Dienstleistungssektor, die ihre Geschäftsvorfälle über elektronische Kassen erfassen. Ihr Ziel ist es, durch eine manipulationssichere Speicherung von Kassendaten eine lückenlose und nachvollziehbare Buchführung zu gewährleisten. Auch wenn bestimmte Betriebe mit branchenspezifischen Systemen oder besonderen Geschäftsmodellen von der Regelung ausgenommen sind, müssen sich die meisten Unternehmen mit der Einhaltung der KassenSichV auseinandersetzen, um rechtlichen Konsequenzen zu entgehen.

Die wichtigsten Anforderungen der KassenSichV

Um Manipulationen an Kassensystemen zu verhindern und eine transparente Buchführung sicherzustellen, legt die KassenSichV mehrere verbindliche Vorgaben fest. Dazu gehören die Nutzung einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), die Belegausgabepflicht, die Kassenmeldepflicht sowie eine einheitliche digitale Schnittstelle (DSFinV-K) für Finanzprüfungen.

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist das zentrale Element der KassenSichV und soll sicherstellen, dass Kassendaten nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden können. Sie besteht aus drei wesentlichen Komponenten:

• Dem Sicherheitsmodul, das alle Kassenvorgänge manipulationssicher protokolliert.
• Einem Speichermedium, das alle Transaktionsdaten revisionssicher aufbewahrt.
• Einer einheitlichen digitalen Schnittstelle, über die Finanzprüfer auf die gespeicherten Daten zugreifen können.

Seit dem 1. Januar 2020 müssen alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein. Unternehmen, die ihre Kassen nicht entsprechend nachrüsten, riskieren hohe Strafen und steuerliche Schätzungen durch das Finanzamt.

Belegausgabepflicht

Ein weiterer zentraler Punkt der KassenSichV ist die Belegausgabepflicht. Jeder Verkauf oder Geschäftsvorgang muss dokumentiert und dem Kunden ein entsprechender Beleg ausgehändigt werden. Dieser kann entweder in Papierform oder digital (z. B. per E-Mail oder QR-Code) bereitgestellt werden.
Es gibt jedoch Ausnahmen, insbesondere für bestimmte Automatenbetriebe (z. B. Fahrscheinautomaten), die von der Pflicht befreit sind. In allen anderen Fällen ist es unerlässlich, die Belegausgabe sicherzustellen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Kassenmeldepflicht (seit 2025)

Am 1. Januar 2025 trat eine weitere Verpflichtung in Kraft: Unternehmen müssen ihre elektronischen Kassensysteme aktiv beim Finanzamt melden. Dabei sind folgende Daten zu übermitteln:

• Art des verwendeten Kassensystems
• Seriennummer der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
• Datum der Inbetriebnahme oder Außerbetriebnahme der Kasse

Die Meldung muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Stilllegung erfolgen. Unternehmen, die dieser Pflicht nicht nachkommen, riskieren Bußgelder und steuerliche Konsequenzen, da das Finanzamt in solchen Fällen von ungenauen oder unvollständigen Kassendaten ausgehen kann.

Einheitliche digitale Schnittstelle (DSFinV-K)

Um die Prüfung von Kassendaten zu erleichtern, schreibt die KassenSichV eine standardisierte digitale Schnittstelle (DSFinV-K) vor. Diese ermöglicht es Steuerprüfern, Kassendaten schnell und einheitlich zu exportieren und auszuwerten.

Für Unternehmen und Steuerberater bietet die DSFinV-K mehrere Vorteile:
Einheitlicher Datenstandard reduziert den Verwaltungsaufwand.
Finanzprüfungen können effizienter und transparenter durchgeführt werden.
Unternehmen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und vermeiden Strafen.

Die Einhaltung dieser Anforderungen ist für alle betroffenen Unternehmen essenziell, um rechtssicher zu agieren und steuerliche Risiken zu minimieren.

Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die KassenSichV?

Die Nichteinhaltung der Kassensicherungsverordnung kann für Unternehmen teuer werden. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro, die von den Finanzbehörden verhängt werden können. Doch nicht nur die Geldstrafen sind problematisch – wer seine Kassenführung nicht ordnungsgemäß dokumentiert, riskiert auch steuerliche Konsequenzen.

Das Finanzamt kann in solchen Fällen eine Hinzuschätzung der Umsätze vornehmen. Das bedeutet, dass die Steuerbehörden auf Basis von Durchschnittswerten oder Vergleichsdaten selbst festlegen, wie hoch die tatsächlichen Einnahmen eines Unternehmens vermutlich waren. In vielen Fällen führt das zu einer deutlich höheren Steuerlast, die Unternehmen im Nachhinein zahlen müssen.

Besonders häufige Fehler sind fehlende oder unzureichend gesicherte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE), das Nichtausstellen von Belegen oder eine nicht erfolgte Anmeldung der Kassensysteme beim Finanzamt. Um Strafen und unangenehme Nachzahlungen zu vermeiden, sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Kassensysteme vollständig den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und regelmäßig überprüft werden.

Welche Unternehmen sind von der KassenSichV ausgenommen?

Nicht alle Unternehmen müssen die Vorgaben der Kassensicherungsverordnung einhalten. Bestimmte Betriebe sind von der Regelung ausgenommen, weil ihre Geschäftsmodelle entweder keine manipulationsanfälligen Kassenprozesse beinhalten oder alternative Kontrollmechanismen bestehen.

Dazu gehören beispielsweise Automatenbetreiber, etwa Anbieter von Fahrscheinautomaten, Parkscheinautomaten oder Warenautomaten, bei denen Transaktionen weitgehend automatisiert und manipulationssicher ablaufen. Auch einige branchenspezifische Kassensysteme in bestimmten Industrien sind von der Verpflichtung ausgenommen, wenn sie bereits über anderweitige Prüfmechanismen oder steuerliche Kontrollen verfügen.

Der Grund für diese Ausnahmen liegt vor allem in der technischen Umsetzbarkeit und dem Kontrollaufwand. In vielen dieser Fälle wäre die Nachrüstung einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) entweder unverhältnismäßig teuer oder gar nicht praktikabel. Dennoch sollten Unternehmen in diesen Bereichen stets prüfen, ob sie tatsächlich von der KassenSichV befreit sind oder ob gegebenenfalls alternative Nachweispflichten bestehen.

Änderungen ab 2025 – das müssen Unternehmen wissen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die verpflichtende Kassenmeldung beim Finanzamt. Unternehmen müssen nun ihre elektronischen Kassensysteme registrieren und relevante Informationen wie die Art des Kassensystems, die Seriennummer der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) sowie das Datum der Inbetriebnahme oder Außerbetriebnahme übermitteln. Diese Regelung dient dazu, die Nachvollziehbarkeit und Kontrolle von Kassensystemen durch die Finanzbehörden zu verbessern.

Unternehmen, die ihre Kassen noch nicht ordnungsgemäß gemeldet haben, sollten dies unverzüglich nachholen, um Bußgelder oder steuerliche Nachteile zu vermeiden. Wer ein veraltetes oder nicht gesetzeskonformes Kassensystem nutzt, riskiert zudem, dass das Finanzamt steuerliche Hinzuschätzungen vornimmt. Um rechtskonform zu bleiben, sollten Betriebe sicherstellen, dass alle verwendeten Kassensysteme den aktuellen Vorgaben der KassenSichV entsprechen und ordnungsgemäß registriert sind.

Kassandro als rechtskonforme Lösung für die KassenSichV

Mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sind Unternehmen verpflichtet, ihre Kassensysteme gesetzeskonform zu betreiben – und genau hier kommt Kassandro ins Spiel. Als rechtskonformes, cloudbasiertes Kassensystem ist Kassandro mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) von Fiskaly ausgestattet und erfüllt somit alle gesetzlichen Anforderungen der KassenSichV.

Für Unternehmen bedeutet das: keine komplizierten Nachrüstungen, keine Unsicherheiten und volle Rechtssicherheit. Kassandro überzeugt durch eine intuitive Bedienung, die den Geschäftsalltag erleichtert, und bietet gleichzeitig eine manipulationssichere Aufzeichnung aller Transaktionen. Dank der integrierten DSFinV-K-Schnittstelle lassen sich alle Daten problemlos für Steuerprüfungen exportieren, sodass Unternehmen stets optimal vorbereitet sind.

Wer sich mit den Anforderungen der KassenSichV nicht unnötig belasten möchte, findet in Kassandro eine praktische, sichere und sofort einsatzbereite Lösung. Damit bleibt der Fokus auf dem Geschäft – während das Kassensystem zuverlässig die gesetzlichen Vorgaben erfüllt.

Fazit: Jetzt handeln, um rechtssicher zu sein

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) stellt klare Anforderungen an Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen. Seit 2020 ist die Nutzung einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) verpflichtend, seit 2025 müssen Kassensysteme zudem beim Finanzamt gemeldet werden. Wer diese Vorgaben nicht erfüllt, riskiert hohe Bußgelder und steuerliche Hinzuschätzungen.

Um rechtliche Probleme zu vermeiden, sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Kassensysteme gesetzeskonform ausgestattet und korrekt gemeldet sind. Ein modernes, TSE-zertifiziertes Kassensystem wie Kassandro kann dabei helfen, alle Anforderungen unkompliziert zu erfüllen.

Falls noch Unsicherheiten bestehen oder eine Umstellung erforderlich ist, lohnt es sich, frühzeitig professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen. So lassen sich Fehler vermeiden und Unternehmen bleiben steuerlich auf der sicheren Seite.