Seit dem ersten Januar 2020 gilt in Deutschland die Bonpflicht, die korrekterweise (und etwas sperrig) “Belegausgabepflicht” heißt. Doch obwohl die Regelung schon einige Jahre in Kraft ist, gibt es noch viele Unklarheiten. Insbesondere für kleine und sehr neue Unternehmen ist es oft eine Herausforderung, das Thema umzusetzen. Alles, was du über die Bonpflicht in Deutschland wissen musst und wie du mit deinem Unternehmen auf der sicheren Seite bist, klären wir in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis
- Was hinter der Belegausgabepflicht steckt
- Für wen gilt die Bonpflicht?
- Das muss auf den Kassenbon
- Papier oder eBon? Deine Optionen im Überblick
- Tipps für die einfache Umsetzung im Alltag
- Bonpflicht Änderungen 2025: Das musst du jetzt wissen
- Kassandro: Dein Partner für digitale Belegpflicht
- Kurz zusammengefasst: Alles im Griff mit dem richtigen Kassensystem
Was hinter der Belegausgabepflicht steckt
Die Bonpflicht verpflichtet Unternehmen dazu, bei jedem Verkaufsvorgang einen Kassenbeleg zu erstellen und dem Kunden anzubieten. Diese gesetzliche Vorgabe gilt seit dem 1. Januar 2020 und ist Teil der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die das Ziel verfolgt, Steuerbetrug durch manipulierbare Kassensysteme zu unterbinden. Die KassenSichV ist bereits 2016 in Kraft getreten, bestimmte Teile davon wurden aber mit Übergangsfristen versehen, um Unternehmen nicht mit der Umsetzung zu überfordern. Konkret geregelt ist die Belegausgabepflicht in § 146a der Abgabenordnung (AO).
Konkret bedeutet das: Sobald ein Geschäft ein elektronisches Kassensystem verwendet, muss bei jedem Geschäftsvorfall ein Beleg ausgegeben werden – unabhängig davon, ob der Kunde ihn mitnehmen möchte oder nicht. Die Bonpflicht betrifft also nicht nur große Filialketten, sondern auch kleinere Betriebe mit digitaler Kasse.
Eine wichtige Unterscheidung besteht allerdings zwischen elektronischen Kassensystemen und offenen Ladenkassen. Wer eine offene Ladenkasse nutzt – also eine manuelle Kasse ohne digitale Aufzeichnung – ist derzeit nicht zur Bon-Ausgabe verpflichtet. In der Praxis betrifft die Regelung somit vor allem Unternehmen, die moderne Kassensysteme einsetzen.
Für wen gilt die Bonpflicht?
Die Belegausgabepflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem verwenden. Dies umfasst insbesondere Branchen mit häufigen Bargeldtransaktionen wie den Einzelhandel, die Gastronomie, Friseursalons, Bäckereien, Kosmetikstudios und mobile Dienstleister. In diesen Bereichen ist es unerlässlich, bei jedem Geschäftsvorfall einen Beleg zu erstellen und dem Kunden anzubieten.
Ausnahmen bestehen für Betriebe, die eine offene Ladenkasse nutzen. Diese traditionellen Kassensysteme, oft einfache Geldschubladen ohne elektronische Aufzeichnung, sind von der Bonpflicht ausgenommen. Allerdings müssen auch hier alle Einnahmen und Ausgaben sorgfältig und nachvollziehbar dokumentiert werden, um den steuerlichen Anforderungen zu entsprechen.
Die Finanzbehörden haben das Recht, die Einhaltung der Belegausgabepflicht im Rahmen einer Kassennachschau unangekündigt zu überprüfen. Dabei können sie die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung und der Belege kontrollieren. Diese Prüfungen können sowohl bei Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen als auch bei solchen mit offenen Ladenkassen durchgeführt werden.
Das muss auf den Kassenbon
Damit ein Kassenbon den gesetzlichen Anforderungen entspricht, muss er bestimmte Pflichtangaben enthalten, die durch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und die Abgabenordnung geregelt sind. Diese Angaben sorgen für Transparenz und ermöglichen eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle.
Folgende Angaben müssen auf jedem Bon vorhanden sein:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Datum und Uhrzeit des Vorgangs
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Artikel oder Dienstleistungen
- Entgelt und Umsatzsteuerbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
Steuersatz(e) (z. B. 19 % oder 7 %) - Gesamtbetrag der Transaktion
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der eingesetzten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Transaktionsnummer und Prüfwert
- Signaturzähler (zur eindeutigen Nachvollziehbarkeit der Belegkette)
Damit diese Angaben korrekt auf dem Bon erscheinen, muss das verwendete Kassensystem entsprechend programmiert und mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein. Diese Technische Sicherheitseinrichtung erstellt für jeden Geschäftsvorfall eine digitale Signatur und schützt so vor Manipulation.
Ein korrekter Kassenbon kann beispielsweise so aussehen:
Auch wenn viele Kunden den Bon nicht benötigen, ist die vollständige und korrekte Erstellung für Unternehmen Pflicht – unabhängig davon, ob der Beleg tatsächlich mitgenommen wird oder nicht.
Papier oder eBon? Deine Optionen im Überblick
Grundsätzlich können Unternehmen frei entscheiden, ob sie den Kassenbon in Papierform oder digital bereitstellen. Die gesetzliche Belegausgabepflicht schreibt nur vor, dass ein Beleg erstellt und dem Kunden angeboten wird, nicht in welcher Form. Damit eröffnet sich insbesondere für moderne Kassensysteme die Möglichkeit, digitale Bons (eBons) anzubieten, etwa per QR-Code, E-Mail oder App.
Damit ein digitaler Beleg zulässig ist, müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt sein. Wichtig ist vor allem, dass der Kunde dem elektronischen Beleg ausdrücklich zustimmt. Eine automatische digitale Ausgabe ohne Einwilligung ist nicht erlaubt. Außerdem müssen sowohl Kasse als auch Kunden-Endgerät technisch in der Lage sein, den eBon korrekt zu übermitteln und anzuzeigen.
Der digitale Bon bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Unternehmen sparen Papier und reduzieren dadurch Kosten und Abfall: ein Pluspunkt für Umwelt und Nachhaltigkeit. Zudem kann die elektronische Belegausgabe Prozesse beschleunigen und Kunden bei Bedarf eine bequeme Archivierung ermöglichen.
Gleichzeitig gibt es aber auch Grenzen: Datenschutzrechtlich müssen klare Einwilligungen eingeholt und Daten sicher verarbeitet werden. Auch nicht jeder Kunde hat ein Smartphone zur Hand oder möchte einen digitalen Bon erhalten, weshalb der Papierbon weiterhin Standard bleibt.
Unternehmen tun also gut daran, beide Optionen anzubieten, um gesetzeskonform zu handeln und gleichzeitig den Bedürfnissen der Kundschaft gerecht zu werden.
Tipps für die einfache Umsetzung im Alltag
Die Bonpflicht muss kein bürokratisches Hindernis sein. Mit den richtigen Maßnahmen lässt sie sich effizient in den Betriebsalltag integrieren. Entscheidend ist zunächst, dass das verwendete Kassensystem den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Das bedeutet: Es muss mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein und regelmäßig mit den neuesten Software-Updates versorgt werden. Auch die Belegausgabe, ob gedruckt oder digital, muss korrekt funktionieren und alle Pflichtangaben enthalten.
Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Schulung deiner Mitarbeiter. Sie sollten nicht nur mit dem technischen Handling der Kasse vertraut sein, sondern auch wissen, wie sie die Belegpflicht gegenüber Kunden erklären – insbesondere dann, wenn der Bon nicht aktiv verlangt wird. Eine klare und freundliche Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und Akzeptanz zu schaffen.
Um die zusätzlichen Anforderungen nicht zu unnötiger Bürokratie werden zu lassen, lohnt sich der Einsatz moderner Kassensoftware mit integrierten Automatisierungen, etwa für den Belegversand per E-Mail oder die revisionssichere Archivierung. So bleibt die Bonpflicht nicht nur gesetzeskonform, sondern auch zeitsparend und ressourcenschonend. Wer frühzeitig auf Digitalisierung und smarte Tools setzt, profitiert langfristig von einem reibungslosen Ablauf an der Kasse.
Bonpflicht Änderungen 2025: Das musst du jetzt wissen
Zum 1. Januar 2025 traten im Rahmen der Belegausgabepflicht neue Regelungen in Kraft, die vor allem Unternehmen im Gesundheitswesen betreffen. In bestimmten Fällen, etwa beim Kauf von rezeptfreien Medikamenten in Apotheken, müssen auf Wunsch des Kunden personalisierte Belege erstellt werden. Diese enthalten dann zusätzlich den Namen des Steuerpflichtigen und dienen als Nachweis für außergewöhnliche Belastungen in der Steuererklärung. Unternehmen sollten sich darauf vorbereiten, ihre Kassensysteme entsprechend zu erweitern und ihr Personal mit dem Umgang dieser Sonderfälle vertraut zu machen.
Parallel dazu plant das Bundesfinanzministerium eine Evaluation der Bonpflicht, bei der insbesondere die Wirksamkeit, Wirtschaftlichkeit und Praxistauglichkeit der Regelung überprüft werden soll. Ziel ist es, die Auswirkungen auf Unternehmen, Kunden und Finanzämter besser zu verstehen und mögliche Optimierungspotenziale zu identifizieren.
Auch wenn noch unklar ist, ob sich daraus konkrete Gesetzesänderungen ergeben, empfiehlt es sich für Unternehmen bereits jetzt, ihre Prozesse so aufzustellen, dass sie möglichst flexibel auf neue Vorgaben reagieren können. Wer auf ein modernes Kassensystem mit regelmäßigen Updates und guter Supportstruktur setzt, ist für kommende Entwicklungen bestens gerüstet.
Kassandro: Dein Partner für digitale Belegpflicht
Wer auf der sicheren Seite sein möchte, braucht ein TSE-Kassensystem, das alle gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllt. Genau das bietet Kassandro. Die cloudbasierte Kassenlösung wurde speziell für die Anforderungen moderner Unternehmen entwickelt und ist vollständig rechtskonform gemäß der Kassensicherungsverordnung.
Alle Kassandro-Systeme verfügen über eine integrierte TSE, erfüllen die Belegausgabepflicht und lassen sich sowohl stationär als auch mobil einsetzen – ideal für Einzelhandel, Gastronomie, Kosmetikstudios oder mobile Dienstleister.
Mit Kassandro profitierst du nicht nur von intuitiver Bedienung und flexibler Anpassbarkeit, sondern auch von einem verlässlichen Partner an deiner Seite: kostenloser Support, regelmäßige Updates und hilfreiche Funktionen wie digitale Belege machen die Umsetzung der Bonpflicht besonders einfach.
Du bist dir nicht sicher, ob dein aktuelles Kassensystem den Anforderungen ab 2025 gewachsen ist? Dann lass dich von uns beraten. Wir finden gemeinsam die optimale Lösung für deinen Betrieb.
Kurz zusammengefasst: Alles im Griff mit dem richtigen Kassensystem
Die Bonpflicht mag auf den ersten Blick nach viel zusätzlichem bürokratischem Aufwand aussehen. Doch mit dem richtigen Kassensystem und einem Verständnis der gesetzlichen Vorgaben lässt sie sich problemlos in den Alltag integrieren. Wichtig ist, dass dein Kassensystem über eine TSE verfügt, alle Pflichtangaben auf dem Beleg korrekt abbildet und sowohl Papier- als auch digitale Bons erstellen kann.
Besonders mit digitalen Lösungen lassen sich Prozesse nicht nur rechtskonform, sondern auch effizient und nachhaltig gestalten. Unternehmen, die frühzeitig auf moderne Kassen-Technologie und transparente Abläufe setzen, sparen Zeit, vermeiden Fehler und schaffen Vertrauen bei ihren Kunden.
Kurz gesagt: Die Bonpflicht ist keine Hürde, sondern eine Chance zur Professionalisierung. Wer jetzt aktiv wird und auf ein zukunftssicheres System wie Kassandro umstellt, ist bestens für die kommenden Jahre gerüstet.
