Plötzlich steht ein Prüfer vom Finanzamt im Laden. Ohne Vorankündigung, mitten im Tagesgeschäft. Was wie ein Schreckmoment klingt, ist seit 2018 gängige Praxis: die Kassennachschau. Sie soll sicherstellen, dass Kassen ordnungsgemäß geführt werden und keine Umsätze unter den Tisch fallen.
In diesem Beitrag erfährst du, was genau hinter der Kassennachschau steckt, wen sie betrifft, wie sie abläuft – und vor allem, wie du dich optimal darauf vorbereitest. Denn mit dem richtigen Wissen und den passenden Maßnahmen musst du auch unangekündigte Prüfungen nicht fürchten.
Was ist die Kassennachschau?
Die Kassennachschau ist ein Prüfungsinstrument der Finanzverwaltung, das seit dem 1. Januar 2018 in Deutschland gesetzlich verankert ist. Ihre Grundlage findet sich in § 146b der Abgabenordnung (AO). Im Gegensatz zur klassischen Betriebsprüfung darf die Kassennachschau ohne vorherige Ankündigung durchgeführt werden.
Ziel dieser Maßnahme ist es, Manipulationen an Kassensystemen frühzeitig zu erkennen und Steuerhinterziehung durch falsche oder fehlende Kassenaufzeichnungen zu verhindern. Besonders im Fokus stehen dabei Unternehmen mit regem Bargeldverkehr, da hier das Risiko für fehlerhafte oder absichtliche Falschbuchungen besonders hoch ist.
Die Kassennachschau ermöglicht es dem Finanzamt, sich einen unmittelbaren Eindruck von der Kassenführung im Betriebsalltag zu verschaffen – direkt vor Ort, ohne Vorwarnung und mit umfassenden Zugriffsrechten.
So läuft eine Kassennachschau ab
Die Kassennachschau beginnt meist überraschend: Ein Prüfer des Finanzamts erscheint unangekündigt während der üblichen Geschäftszeiten im Betrieb – ohne vorherige Ankündigung oder Terminvereinbarung. Wichtig zu wissen: Der Prüfer muss sich vor Beginn der Prüfung mit einem offiziellen Dienstausweis legitimieren.
Sobald er sich ausgewiesen hat, kann die Kassennachschau direkt starten. Dabei prüft das Finanzamt unter anderem, ob die Kassenführung ordnungsgemäß ist und ob alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Bei elektronischen Kassensystemen wird häufig ein sogenannter Kassensturz verlangt: ein Soll-Ist-Vergleich zwischen dem rechnerischen und dem tatsächlichen Kassenbestand. Außerdem kann der Prüfer Einsicht in Kassendaten fordern und einen Datenexport anstoßen, beispielsweise über die DSFinV-K-Schnittstelle.
Werden bei dieser ersten Prüfung gravierende Unstimmigkeiten oder Verdachtsmomente festgestellt, kann der Prüfer unmittelbar in eine reguläre Betriebsprüfung übergehen. Die Kassennachschau ist also keineswegs harmlos – sondern ein effektives Instrument der Finanzbehörden, um Manipulationen aufzudecken.
Wen betrifft die Kassennachschau?
Grundsätzlich kann jedes Unternehmen von einer Kassennachschau betroffen sein. Im Fokus stehen jedoch Betriebe mit hohem Bargeldanteil. Dazu zählen vor allem der Einzelhandel, gastronomische Betriebe, Friseursalons, Apotheken sowie viele weitere Dienstleistungsunternehmen, in denen Barzahlungen zum Alltag gehören.
Dabei spielt es keine Rolle, welches Kassensystem verwendet wird. Ob moderne PC-Kasse, klassische elektronische Registrierkasse oder sogar eine offene Ladenkasse – alle Varianten müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Auch wer keine elektronische Kasse nutzt, ist nicht ausgenommen: Gerade bei offenen Ladenkassen sind eine besonders sorgfältige Kassenführung und tägliche Kassenberichte Pflicht, um bei einer Prüfung bestehen zu können.
Deine Pflichten als Unternehmer
Um bei einer Kassennachschau nicht in Erklärungsnot zu geraten, solltest du folgende Pflichten unbedingt kennen und erfüllen:
Ordnungsgemäße Kassenführung
Alle Bargeldbewegungen müssen lückenlos, vollständig und zeitnah erfasst werden. Die Kassenführung muss so gestaltet sein, dass sie für Dritte jederzeit nachvollziehbar und überprüfbar ist. Das bedeutet auch: keine nachträglichen Änderungen, keine fehlenden Buchungen, keine Unklarheiten bei der Darstellung. Unsauber geführte Kassenbücher oder fehlende Belege können schnell zu empfindlichen Konsequenzen führen.
Einsatz technischer Sicherheitseinrichtungen (TSE)
Seit dem 1. Januar 2020 gilt für alle elektronischen Kassensysteme die Pflicht zur Verwendung einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Diese zertifizierte Hardware- oder Cloud-Lösung sorgt dafür, dass alle Buchungsvorgänge manipulationssicher gespeichert und später nachvollzogen werden können. Ein Kassensystem ohne TSE ist gesetzlich nicht mehr zulässig – und kann bei einer Prüfung sofort beanstandet werden.
Belegausgabepflicht und Verfahrensdokumentation
Für jeden Kassenvorgang musst du deinen Kunden einen Beleg aushändigen – ob sie ihn annehmen oder nicht. Diese Belegausgabepflicht gilt unabhängig von der Art des Kassensystems. Zusätzlich bist du verpflichtet, eine sogenannte Verfahrensdokumentation vorzuhalten. Darin beschreibst du detailliert, wie dein Kassensystem funktioniert, wie es eingesetzt wird und welche Prozesse damit verbunden sind. Diese Dokumentation muss im Fall einer Kassennachschau jederzeit griffbereit sein.
Werden bei einer Kassennachschau Mängel oder Unregelmäßigkeiten festgestellt, kann das erhebliche Konsequenzen haben. Bereits kleinere formale Fehler (etwa ein fehlender Tagesabschluss oder eine unvollständige Verfahrensdokumentation) können dazu führen, dass das Finanzamt die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß einstuft. In solchen Fällen darf die Behörde die Umsätze schätzen: oft zum Nachteil des Unternehmens.
Je nach Schwere des Verstoßes drohen zudem empfindliche Bußgelder oder sogar ein Steuerstrafverfahren, insbesondere, wenn der Verdacht auf vorsätzliche Manipulation besteht. Typische Fehlerquellen sind zum Beispiel nicht aktivierte TSEs, ungepflegte Kassenbücher oder nicht nachvollziehbare Barentnahmen.
Deshalb gilt: Lieber vorbeugen als später teuer nachbessern. Wer die gesetzlichen Anforderungen kennt, regelmäßig prüft und sauber dokumentiert, schützt sich nicht nur vor Sanktionen sondern schafft auch Vertrauen gegenüber dem Finanzamt.
So bereitest du dich optimal auf eine Kassennachschau vor
Eine Kassennachschau kommt oft überraschend. Umso wichtiger ist es, vorbereitet zu sein. Der erste Schritt: Sorge dafür, dass dein Team weiß, was im Fall einer Prüfung zu tun ist. Mitarbeitende sollten darüber informiert sein, wie sie auf den Besuch eines Prüfers reagieren, welche Unterlagen bereitgehalten werden müssen und an wen sie sich intern wenden können.
Ebenso wichtig ist eine regelmäßige Überprüfung der eigenen Kassenführung. Führe in festen Abständen interne Kassenstürze durch, kontrolliere die Belegausgabe und gleiche die Kassenberichte mit den tatsächlichen Kassenbeständen ab.
Auch deine Kassensoftware sollte immer auf dem aktuellen Stand sein, sowohl technisch als auch rechtlich. Achte darauf, dass alle Updates installiert sind und die TSE ordnungsgemäß funktioniert. Zusätzlich empfiehlt es sich, mit Checklisten zu arbeiten, um keine Prüfpunkte zu übersehen. Die Verfahrensdokumentation sollte jederzeit griffbereit sein und den tatsächlichen Einsatz deiner Kasse korrekt abbilden.
Fazit: Keine Angst vor der Kassennachschau
Die Kassennachschau mag auf den ersten Blick einschüchternd wirken – doch wer seine Kassenführung im Griff hat, muss sich keine Sorgen machen. Wichtig ist, die gesetzlichen Anforderungen zu kennen, sie konsequent umzusetzen und die eigene Kassenorganisation regelmäßig zu überprüfen. Von der ordnungsgemäßen Dokumentation über die TSE bis hin zur Verfahrensdokumentation: Wer hier sauber arbeitet, kann dem Besuch des Finanzamts gelassen entgegensehen.
Mach dir bewusst: Die Kassennachschau ist kein Grund zur Panik, sondern ein Anlass zur professionellen Vorbereitung. Und genau dabei hilft dir ein durchdachtes, rechtssicheres Kassensystem.
Mit einem modernen Kassensystem bist du jederzeit bestens auf eine Kassennachschau vorbereitet: flexibel, gesetzeskonform und einfach zu bedienen.
